1. 个人信息处理目的
运营者仅为以下目的处理个人信息。如目的变更，将依照《个人信息保护法》第18条采取必要措施，如取得单独同意。
- 注册及租户设置：确认注册申请及管理员身份，创建公司工作空间（租户），并联系注册相关事宜。
- 服务提供：登录及权限管理，执行用户请求的功能——AI Agent对话、工作流自动化、电子审批、文档、邮件及日历。
- 咨询：确认咨询申请并联系，提供咨询所需指导。
- 支持与通知：响应咨询，发送服务运行所需通知（故障、安全、条款变更）。
- 可靠性与安全：防止滥用，保存访问日志，分析故障。
- （仅限选择同意者）发送产品资讯及试点项目邮件。
2. 我们处理的个人信息项目
| 类别 | 项目 | 收集方式 |
|---|---|---|
| 注册申请 | 公司名、营业执照号、管理员邮箱、管理员姓名 | 注册申请页面 |
| 账户 | 姓名、邮箱、密码（单向加密存储）、所属租户及角色 | 注册及邀请接受页面 |
| 咨询 | 必填：姓名、公司、手机号、邮箱 / 选填：职务、兴趣、留言 | 咨询申请页面 |
| 客户使用服务时输入的信息 | 成员姓名、邮箱、部门、职务、职级、工号、联系方式；业务文档；AI Agent对话内容；审批及工作记录 | 由客户管理员及成员输入 |
| 连接的外部服务（仅限用户连接时） | 邮件（头部、正文、附件）、日历事件、文件、连接账户邮箱、访问令牌 | Google、Microsoft 及其他 API（经您授权） |
| 自动生成信息 | 访问 IP、浏览器及设备信息、访问时间、使用记录、Cookie | 服务使用过程中自动生成 |
客户输入到服务中的成员信息和业务数据由客户作为个人信息控制者处理，运营方仅在客户指示和合同范围内代为处理。
3. 处理及保留期限
运营方仅在法律规定或与您约定的期限内处理和保留个人信息，期限届满后立即销毁。
- 注册申请信息：注册完成或申请撤回前
- 账户信息：账户关闭或客户合同终止前
- 咨询申请信息：咨询结束后一年（提前请求则立即销毁）
- 客户输入数据：客户合同期限内，合同结束后设定导出期限后销毁
- 外部服务连接令牌：断开连接或账户删除前
- 服务访问日志：3个月（《通信秘密保护法》）
- 付费使用时，合同及支付记录：5年；消费者投诉及纠纷处理记录：3年（《电子商务消费者保护法》）
4. 向第三方提供个人信息
运营方仅在第1条目的范围内处理个人信息，未经您同意或法律特别规定（《个人信息保护法》第17、18条）不向第三方提供。目前无向第三方提供个人信息。
5. 个人信息处理委托
为提供服务，运营方委托以下处理方。合同禁止超出目的处理，要求技术及管理保护措施，限制再委托，明确监督及赔偿责任，并监督其个人信息处理安全。
| 处理方 | 委托工作 |
|---|---|
| Microsoft Corporation（Microsoft Azure） | 服务服务器运营、数据库及文件存储、密钥保管（Key Vault）、备份 |
| Anthropic, PBC | 使用 Claude 模型处理您请求的 AI 功能——对话响应、文档草稿及分析 |
| OpenAI, L.L.C. | AI 响应处理（客户选择并授权使用时） |
| Google LLC（Gemini API） | AI 响应处理（客户选择并授权使用时） |
| Perplexity AI, Inc. | 处理您请求的网页调研搜索（搜索词） |
| Imply Data, Inc. | 服务观测（故障分析用日志及追踪记录） |
客户注册自有 AI 模型密钥（BYOK）时，请求由客户合同供应商通过客户账户处理。委托工作或处理方变更时将及时更新本政策。
6. 您连接的外部服务
仅在您授权连接时，才通过这些服务的 API 读取或写入您账户数据。您可随时在服务的「连接」页面或供应商账户设置中断开连接。
| 服务 | 范围 | 用途 |
|---|---|---|
| Google（Gmail、Google 日历、Google 云端硬盘） | 读取、发送及管理邮件；读取及写入日程；读取及写入文件 | 邮箱、日历、文件浏览器及执行您请求的 AI Agent |
| Microsoft（Outlook 邮件及日历、OneDrive — Microsoft Graph） | 读取及发送邮件；读取及写入日程；读取及写入文件 | 同上 |
| Box | 读取及写入文件 | 文件浏览与同步 |
7. Google API 服务用户数据政策（有限使用）
服务对从 Google API 获取的信息的使用和转移遵守 Google API 服务用户数据政策（https://developers.google.com/terms/api-services-user-data-policy），包括有限使用要求。
- 我们仅使用 Gmail、Google Calendar 和 Google Drive 数据来提供您在界面上看到或通过 AI Agent 请求的功能——阅读、摘要、草拟回复并发送邮件；查看和添加日程；打开和保存文件。
- 我们不将这些数据用于广告（包括个性化、重定向或兴趣定向广告），也不出售这些数据。
- 我们不使用这些数据来开发、改进或训练通用 AI 或机器学习模型。传递给 AI 模型提供商以执行您请求的功能时，仅限于该目的，并且仅使用提供商不将输入用于模型训练的 API 条款。
- 除非您明确同意特定数据，或为安全目的（如调查滥用）、遵守适用法律，或以匿名汇总形式用于内部运营，否则无人会查看这些数据。
- 除为提供或改进面向用户的功能、保障安全或遵守法律所必需外，我们不会将这些数据传输给第三方。
8. 个人信息的跨境传输
我们的服务器和数据库位于 Microsoft Azure 韩国中部（Korea Central）区域。个人信息为以下处理目的进行跨境传输（《个人信息保护法》第28条之8）。传输在您使用相关功能时通过加密连接（TLS）进行。
| 接收方（联系方式） | 国家 | 传输项目 | 目的／保留期限 |
|---|---|---|---|
| Anthropic, PBC (anthropic.com/legal/privacy) | 美国 | AI 请求内容（对话、文档、邮件及您包含的其他数据） | 生成 AI 回复／根据供应商政策短期保留后删除 |
| OpenAI, L.L.C. (openai.com/policies/privacy-policy) | 美国 | 同上（若选择并允许使用该模型） | 同上 |
| Google LLC (policies.google.com/privacy) | 美国 | 同上（若选择并允许使用 Gemini 模型） | 同上 |
| Perplexity AI, Inc. (perplexity.ai/hub/legal/privacy-policy) | 美国 | 网页搜索查询 | 返回搜索结果／遵循供应商政策 |
| Imply Data, Inc. (imply.io/privacy-policy) | 美国（处理区域依合同规定） | 服务日志与追踪记录（内部用户标识符、请求记录） | 故障分析／由运营者设定保留期限 |
| Google LLC、Microsoft Corporation（如您连接） | 美国及各供应商数据中心 | 您发送的邮件、日程和文件 | 执行您的请求／依您的账户设置 |
若您不希望信息被跨境传输，请联系贵公司管理员关闭相关 AI 模型、研究或连接，或联系我们。关闭后相关功能将无法使用。
9. 个人信息的销毁程序与方法
保留期限届满或处理目的达成后，我们将立即销毁个人信息。法律另有规定须保存的，将与其他个人信息分开保存。
- 电子文件：以无法恢复的方式删除（删除数据库行和存储对象，备份在保留周期结束时覆盖）
- 纸质文件：粉碎或焚烧
10. 信息主体及法定代理人的权利义务及行使方式
信息主体可随时要求我们访问、更正、删除或停止处理其个人信息，或撤回同意。请书面或邮件（[需要设置运营者信息]）提出请求，我们将在10日内无延迟处理。代理人提出请求时须提交授权书。
客户录入的成员信息由客户作为控制者，我们收到请求后会转交客户并协助处理。
法律要求我们收集的信息不可删除，且如可能侵害他人权利，访问或暂停可能受限。
11. 安全措施
- 管理措施：制定并执行内部管理计划，最少化并培训处理个人信息的人员
- 技术措施：传输加密（TLS）、单向密码哈希、连接服务令牌和API密钥加密存储（AES-256-GCM，密钥存于云密钥库）、租户数据隔离、基于角色的访问控制
- 记录管理：数据变更、审批及权限使用记录保存在防篡改审计日志中
- 物理措施：云服务商（Microsoft Azure）数据中心的访问控制
13. 隐私保护负责人
运营方指定隐私保护负责人，负责个人信息处理监督及投诉和救济处理。
- 隐私保护负责人：[需要设置运营者信息]
- 联系方式：[需要设置运营者信息]
14. 权益侵害救济方式
如需个人信息侵害救济，可向以下韩国机构申请纠纷解决或咨询。
- 个人信息纠纷调解委员会：1833-6972，www.kopico.go.kr
- 个人信息侵害举报中心（KISA）：118，privacy.kisa.or.kr
- 最高检察厅：1301，www.spo.go.kr
- 韩国国家警察厅：182，ecrm.police.go.kr
15. 本政策的变更
本政策自[需要设置运营者信息]起生效。新增、删除或修改内容将在生效前至少7天（重大影响权利的变更为30天）通过服务页面公告。
16. 面向欧盟和英国用户的补充说明(GDPR)
本节说明在处理位于欧盟(EU)、欧洲经济区(EEA)和英国的个人的个人数据时,依据《通用数据保护条例》(GDPR, Regulation (EU) 2016/679)和英国 GDPR 需要补充告知的内容(GDPR 第 3 条、第 13 条、第 14 条)。本节与第 1–15 节一并适用;两者不一致时,以对数据主体保护更充分的内容为准。
16-1. 控制者与处理者
| 数据 | 角色 | 说明 |
|---|---|---|
| 公司(客户)录入服务的成员信息和业务数据 | 公司 = 控制者 · 运营者 = 处理者 | 由公司决定处理的目的和方式,运营者仅按照公司的书面指示和数据处理附录(DPA)进行处理(GDPR 第 28 条)。 |
| 使用申请、导入咨询、登录账号和网站使用记录 | 运营者 = 控制者 | 由运营者为运营服务而直接处理。 |
公司成员向所属公司行使权利最为快捷。通过服务中的「账号设置 · 我的数据」提交的请求会转给公司管理员,运营者在技术上协助公司处理。
16-2. 处理目的与法律依据(GDPR 第 6 条)
| 处理目的 | 法律依据 |
|---|---|
| 开通账号、登录及提供所请求的功能(AI Agent、电子审批、文档等) | 履行合同(第 6 条第 1 款 (b)) |
| 处理公司成员数据(公司为控制者) | 由公司确定的依据 — 通常为履行劳动合同 (b) · 法定义务 (c) · 正当利益 (f) |
| 安全、防止滥用、访问日志与审计记录 | 正当利益(第 6 条第 1 款 (f)) · 法定义务 (c) |
| 法定保存(会计、税务和劳动记录) | 法定义务(第 6 条第 1 款 (c)) |
| 回应导入咨询 | 应请求在签订合同前采取的措施 (b) · 正当利益 (f) |
| 产品资讯邮件(可选) | 同意(第 6 条第 1 款 (a)) — 可随时撤回(第 7 条第 3 款) |
对于基于正当利益的处理,您有权提出反对(第 21 条)。
16-3. 保存期限
保存期限与第 3 节相同。公司数据的保存期限由公司决定,公司管理员可在「个人信息管理」中设置 AI 记忆、请求记录和导出文件的保存期限。仍处于法定保存期内的记录会与其他数据分开保存,期满后销毁。
16-4. 接收方与分处理者
| 分处理者 | 处理内容 | 所在地 |
|---|---|---|
| Microsoft Corporation (Azure) | 服务器、数据库、文件存储、密钥保管、备份 | 大韩民国(Korea Central) |
| Anthropic, PBC | AI 模型(Claude)生成回复 | 美国 |
| OpenAI, L.L.C. | AI 模型回复、语音转写(公司允许时) | 美国 |
| Google LLC (Gemini API) | AI 模型回复(公司允许时) | 美国 |
| Voyage AI, Inc. | 为知识检索生成文档嵌入(向量) | 美国 |
| Together Computer, Inc. (Together AI) | 运行开放权重 AI 模型(已配置时) | 美国 |
| Perplexity AI, Inc. | 处理网络调研的检索词 | 美国 |
| Imply Data, Inc. | 服务运行观测(日志与追踪记录) | 美国(按合同约定的区域) |
| Kakao Corp. | 地址搜索窗口(仅在点击地址搜索时加载) | 大韩民国 |
我们只向 AI 模型提供方发送完成您所请求任务所需的内容(您的问题以及该任务所用文档、邮件、业务记录中的相关部分)。居民登记号码、银行卡号等在上传文件或加入知识索引前会被遮盖。根据提供方的 API 条款,输入数据不会用于训练模型。如果公司登记了自己的密钥(BYOK),请求将发送到公司签约的提供方账号。
您自行连接的 Google、Microsoft、Box 等服务见第 6 节。新增或变更分处理者时,我们会事先通过本政策和数据处理附录告知,公司可以提出异议。
16-5. 跨境传输
- 欧盟/欧洲经济区 → 大韩民国:欧盟委员会于 2021 年 12 月 17 日认定大韩民国具有充分的个人数据保护水平(Commission Implementing Decision (EU) 2022/254,GDPR 第 45 条)。向服务主要存储地(Azure Korea Central)的传输以该充分性认定为依据。
- 英国 → 大韩民国:依据英国针对大韩民国的充分性条例(The Data Protection (Adequacy) (Republic of Korea) Regulations 2022)。
- 大韩民国 → 美国等分处理者所在地:若提供方已通过欧盟-美国数据隐私框架(DPF,2023 年 7 月 10 日充分性认定)认证,则以该认定为依据;否则以欧盟委员会标准合同条款(SCC,Commission Implementing Decision (EU) 2021/914,第 46 条第 2 款 (c))及补充措施(传输加密、最小化传输)为依据。同时遵守韩国《个人信息保护法》第 28 条之 8 的跨境传输要求。
- 可通过第 16-8 节的联系方式索取传输保障措施的副本。
16-6. 数据主体的权利(GDPR 第 15–22 条)
- 访问(第 15 条) — 正在处理的个人数据及其副本
- 更正(第 16 条) — 更正错误或不完整的信息
- 删除(第 17 条) — 不再有继续处理的依据时
- 限制处理(第 18 条) — 争议解决前仅予保存
- 数据可携(第 20 条) — 以机器可读格式(JSON)获取
- 反对(第 21 条) — 针对基于正当利益的处理
- 不受仅基于自动化处理的决定约束(第 22 条)
- 撤回同意(第 7 条第 3 款) — 不影响撤回前处理的合法性
行使方式:在服务中打开「账号设置 · 我的数据」(登录后点击顶部的地球图标菜单),可以直接下载数据或提交请求;也可以发送邮件至 [需要设置运营者信息]。核实身份后,我们会在收到请求之日起一个月内答复;请求复杂或数量较多时,会说明理由并最多延长两个月(第 12 条第 3 款)。请求免费(第 12 条第 5 款)。
即使提出删除请求,法律规定必须保存的记录(会计和税务账簿及凭证、劳动者名册等劳动记录)也会在告知保存理由和期限后分开保存,期满后销毁(第 17 条第 3 款 (b))。
16-7. 自动化决策与 AI
服务的 AI Agent 生成草稿、 摘要、 分析和模拟。具有法律或类似重大影响的决策——如绩效评估、 招聘或审批——始终由人作出； AI 不单独作出此类决策（GDPR 第22条， PIPA 第37-2条）。绩效评估仅使用事先公开的汇总指标， 您可对结果提出异议并要求人工复核。
16-8. 联系方式与代表
个人信息咨询与权利行使:[需要设置运营者信息]
关于公司成员的数据,向所属公司(控制者)的个人信息负责人咨询最为快捷。
16-9. 向监管机构投诉的权利(GDPR 第 77 条)
- 欧盟/欧洲经济区:居住地、工作地或侵权发生地成员国的监管机构 — 列表见 https://edpb.europa.eu/about-edpb/about-edpb/members_en
- 英国:信息专员办公室(ICO) https://ico.org.uk
- 大韩民国:个人信息保护委员会 https://www.pipc.go.kr 及第 14 节所列机构
16-11. 安全与泄露通知
除第 11 节的措施外,写入审计记录的值中的邮箱地址、电话号码等会在记录前遮盖(GDPR 第 5 条第 1 款 (c)、第 25 条)。发现个人数据泄露时,我们会及时通知公司(控制者);在运营者为控制者的处理中,会在 72 小时内通知监管机构(第 33 条),对数据主体存在高风险时会及时通知本人(第 34 条)。同时依据韩国《个人信息保护法》第 34 条进行通知和报告(72 小时)。
运营者信息
- 运营者(法人名称)
- 아이오니스 주식회사
- 代表人
- 박성진
- 营业执照号码
- 516-87-03503
- 地址
- 서울특별시 강남구 영동대로 602, 6층 피148호(삼성동, 삼성동 미켈란 107)
- 联系邮箱
- [需要设置运营者信息]
- 电话
- [需要设置运营者信息]