1. 개인정보의 처리 목적
운영자는 다음 목적을 위해서만 개인정보를 처리합니다. 목적이 바뀌면 「개인정보 보호법」 제18조에 따라 별도 동의를 받는 등 필요한 조치를 합니다.
- 회원 가입과 회사 전용 공간 개설: 가입 신청 확인, 관리자 본인 확인, 테넌트(회사 작업공간) 개설과 가입 안내 연락
- 서비스 제공: 로그인과 권한 관리, AI Agent 대화·업무 자동화·전자결재·문서·메일·일정 등 이용자가 요청한 기능 수행
- 도입 상담: 상담 신청 확인과 연락, 상담에 필요한 안내
- 고객 지원과 고지: 문의 응대, 장애·보안·약관 변경 등 서비스 운영에 필요한 공지
- 서비스 안정성과 보안: 부정 이용 방지, 접속 기록 보관, 장애 분석
- (선택 동의한 경우) 제품 소식과 시범 운영 안내 이메일 발송
2. 처리하는 개인정보 항목
| 구분 | 항목 | 수집 방법 |
|---|---|---|
| 가입 신청 | 회사명, 사업자등록번호, 관리자 이메일, 관리자 이름 | 가입 신청 화면 |
| 로그인 계정 | 이름, 이메일, 비밀번호(일방향 암호화하여 저장), 소속 테넌트·역할 | 가입·초대 수락 화면 |
| 도입 상담 | 필수: 이름, 회사명, 휴대폰 번호, 이메일 / 선택: 직책, 관심 분야, 문의 내용 | 상담 신청 화면 |
| 서비스 이용 중 고객사가 입력하는 정보 | 구성원 이름·이메일·부서·직책·직급·사번·연락처, 업무 문서, AI Agent 대화 내용, 결재·업무 기록 | 고객사 관리자·구성원 입력 |
| 외부 서비스 연결(이용자가 연결한 경우에만) | 메일(머리글·본문·첨부), 캘린더 일정, 파일, 연결 계정 이메일, 접근 토큰 | Google·Microsoft 등 API(이용자 승인) |
| 자동 생성 정보 | 접속 IP, 브라우저·기기 정보, 접속 일시, 서비스 이용 기록, 쿠키 | 서비스 이용 과정에서 자동 생성 |
고객사가 서비스에 입력하는 구성원 정보와 업무 데이터는 고객사가 개인정보처리자이고, 운영자는 고객사로부터 처리를 위탁받아 고객사의 지시와 계약 범위 안에서만 처리합니다.
3. 처리 및 보유 기간
운영자는 법령에 따른 보유 기간 또는 정보주체에게 동의받은 기간 안에서 개인정보를 처리·보유하고, 기간이 끝나면 지체 없이 파기합니다.
- 가입 신청 정보: 가입 처리가 끝나거나 신청을 철회할 때까지
- 회원 계정 정보: 회원 탈퇴 또는 고객사 이용 계약 종료 시까지
- 도입 상담 정보: 상담이 끝난 뒤 1년(그 전에 삭제를 요청하면 즉시 파기)
- 고객사가 입력한 데이터: 고객사 이용 계약 기간. 종료 뒤 고객사가 내보낼 수 있는 기간을 두고 파기
- 외부 서비스 연결 토큰: 이용자가 연결을 해제하거나 계정이 삭제될 때까지
- 서비스 접속 기록: 3개월(「통신비밀보호법」)
- 유료 이용 시 계약·대금결제 기록: 5년, 소비자 불만·분쟁처리 기록: 3년(「전자상거래 등에서의 소비자보호에 관한 법률」)
4. 개인정보의 제3자 제공
운영자는 정보주체의 개인정보를 제1항의 목적 범위에서만 처리하며, 정보주체의 동의가 있거나 법률에 특별한 규정이 있는 경우(「개인정보 보호법」 제17조·제18조) 외에는 제3자에게 제공하지 않습니다. 현재 제3자 제공은 없습니다.
5. 개인정보 처리의 위탁
운영자는 원활한 서비스 제공을 위해 다음과 같이 개인정보 처리 업무를 위탁합니다. 위탁 계약에서 목적 외 처리 금지, 기술적·관리적 보호조치, 재위탁 제한, 관리·감독, 손해배상 책임 등을 정하고 수탁자가 개인정보를 안전하게 처리하는지 감독합니다.
| 수탁자 | 위탁 업무 |
|---|---|
| Microsoft Corporation (Microsoft Azure) | 서비스 서버 운영, 데이터베이스·파일 저장, 비밀정보 보관(Key Vault), 백업 |
| Anthropic, PBC | AI 모델(Claude)을 이용한 대화 응답·문서 초안·분석 등 이용자가 요청한 AI 기능 처리 |
| OpenAI, L.L.C. | AI 모델을 이용한 응답 처리(고객사가 해당 모델을 선택·허용한 경우) |
| Google LLC (Gemini API) | AI 모델을 이용한 응답 처리(고객사가 해당 모델을 선택·허용한 경우) |
| Perplexity AI, Inc. | 이용자가 요청한 웹 리서치 검색 처리(검색어) |
| Imply Data, Inc. | 서비스 운영 관측(장애 분석을 위한 로그·추적 기록) |
고객사가 자체 AI 모델 키(BYOK)를 등록한 경우 해당 요청은 고객사가 계약한 공급자에게 고객사 계정으로 전달됩니다. 위탁 업무나 수탁자가 바뀌면 이 방침으로 지체 없이 알립니다.
6. 이용자가 연결하는 외부 서비스
이용자가 직접 연결을 승인한 경우에만 다음 서비스의 API로 이용자 계정의 데이터를 읽거나 씁니다. 연결은 언제든 서비스의 「연결」 화면이나 각 서비스의 계정 설정에서 해제할 수 있습니다.
| 서비스 | 범위 | 용도 |
|---|---|---|
| Google (Gmail, Google Calendar, Google Drive) | 메일 읽기·보내기·정리, 일정 읽기·쓰기, 파일 읽기·쓰기 | 메일함·일정·파일 탐색기와 AI Agent가 이용자 요청을 수행 |
| Microsoft (Outlook 메일·일정, OneDrive — Microsoft Graph) | 메일 읽기·보내기, 일정 읽기·쓰기, 파일 읽기·쓰기 | 같음 |
| Box | 파일 읽기·쓰기 | 파일 탐색기·동기화 |
7. Google API 서비스 사용자 데이터 정책 준수(Limited Use)
서비스가 Google API로부터 받은 정보를 사용하고 다른 앱으로 전송하는 행위는 Limited Use 요구사항을 포함한 Google API 서비스 사용자 데이터 정책(https://developers.google.com/terms/api-services-user-data-policy)을 따릅니다.
- Gmail·Google Calendar·Google Drive 데이터는 이용자가 화면에서 보거나 AI Agent에 요청한 기능(메일 읽기·요약·답장 초안·보내기, 일정 확인·등록, 파일 열기·저장)을 제공하는 데에만 사용합니다.
- 이 데이터를 광고(맞춤형 광고·리타기팅·관심 기반 광고 포함)에 쓰지 않고, 판매하지 않습니다.
- 이 데이터를 일반화된 AI·머신러닝 모델의 개발·개선·학습에 쓰지 않습니다. 요청한 기능을 수행하려고 AI 모델 공급자에게 전달할 때도 그 범위로 한정하며, 공급자가 입력 데이터를 모델 학습에 쓰지 않는 API 조건으로만 전달합니다.
- 사람이 이 데이터를 읽지 않습니다. 다만 이용자가 특정 데이터에 대해 명시적으로 동의한 경우, 보안 목적(악용 조사 등)에 필요한 경우, 법령을 준수하기 위해 필요한 경우, 또는 개인을 식별할 수 없게 집계해 내부 운영에 쓰는 경우는 예외입니다.
- 서비스 제공·개선(이용자 대상 기능 한정), 보안, 법령 준수에 필요한 경우 외에는 이 데이터를 제3자에게 전송하지 않습니다.
8. 개인정보의 국외 이전
서비스 서버와 데이터베이스는 Microsoft Azure 대한민국 중부(Korea Central) 리전에 있습니다. 다만 다음 처리를 위해 개인정보가 국외로 이전됩니다(「개인정보 보호법」 제28조의8). 이전은 서비스 이용 중 해당 기능을 쓸 때마다 암호화된 네트워크(TLS)로 전송하는 방식입니다.
| 이전받는 자(연락처) | 국가 | 이전 항목 | 목적·보유 기간 |
|---|---|---|---|
| Anthropic, PBC (anthropic.com/legal/privacy) | 미국 | AI 기능 요청 내용(대화·문서·메일 등 이용자가 요청에 포함한 데이터) | AI 응답 생성 / 공급자 정책에 따른 단기 보관 뒤 삭제 |
| OpenAI, L.L.C. (openai.com/policies/privacy-policy) | 미국 | 같음(해당 모델을 선택·허용한 경우) | 같음 |
| Google LLC (policies.google.com/privacy) | 미국 | 같음(Gemini 모델을 선택·허용한 경우) | 같음 |
| Perplexity AI, Inc. (perplexity.ai/hub/legal/privacy-policy) | 미국 | 웹 리서치 검색어 | 검색 결과 제공 / 공급자 정책에 따름 |
| Imply Data, Inc. (imply.io/privacy-policy) | 미국(처리 리전은 계약에 따름) | 서비스 로그·추적 기록(내부 사용자 식별자, 요청 기록) | 장애 분석 / 운영자가 정한 보관 기간 |
| Google LLC · Microsoft Corporation (이용자가 연결한 경우) | 미국 등 각 사 데이터센터 | 이용자가 보내는 메일·일정·파일 | 이용자 요청 수행 / 이용자 계정 설정에 따름 |
국외 이전을 원하지 않으면 해당 AI 모델·리서치·외부 서비스 연결을 쓰지 않도록 고객사 관리자에게 요청하거나 운영자에게 문의할 수 있습니다. 이 경우 해당 기능은 이용할 수 없습니다.
9. 개인정보의 파기 절차와 방법
보유 기간이 끝나거나 처리 목적이 달성된 개인정보는 지체 없이 파기합니다. 다른 법령에 따라 보존해야 하는 경우에는 다른 개인정보와 분리해 보관합니다.
- 전자적 파일: 복구할 수 없는 방법으로 삭제(데이터베이스 행 삭제, 저장소 객체 삭제, 백업은 보관 주기가 끝나면 덮어씀)
- 종이 문서: 분쇄하거나 소각
10. 정보주체와 법정대리인의 권리·의무와 행사 방법
정보주체는 운영자에게 언제든 개인정보 열람, 정정·삭제, 처리정지, 동의 철회를 요구할 수 있습니다. 서면, 이메일([운영자 정보 설정 필요]) 등으로 요청하면 지체 없이(10일 안에) 조치합니다. 대리인을 통해 요청할 때는 위임장을 제출해야 합니다.
고객사가 입력한 구성원 정보는 고객사가 개인정보처리자이므로, 운영자는 요청을 받으면 고객사에 전달하고 고객사의 처리를 돕습니다.
법령에서 수집 대상으로 정한 개인정보는 삭제를 요구할 수 없고, 다른 사람의 권리를 침해할 우려가 있으면 열람·처리정지가 제한될 수 있습니다.
11. 개인정보의 안전성 확보 조치
- 관리적 조치: 내부 관리계획 수립·시행, 개인정보 취급자 최소화와 교육
- 기술적 조치: 전송 구간 암호화(TLS), 비밀번호 일방향 암호화, 외부 서비스 접근 토큰·API 키 암호화 보관(AES-256-GCM, 키는 클라우드 키 보관소), 테넌트별 데이터 분리, 역할 기반 접근 권한
- 기록 관리: 데이터 변경·결재·권한 사용 기록을 위변조를 확인할 수 있는 감사 기록으로 보관
- 물리적 조치: 클라우드 사업자(Microsoft Azure) 데이터센터의 출입 통제
13. 개인정보 보호책임자
운영자는 개인정보 처리에 관한 업무를 총괄하고 관련 불만 처리와 피해 구제를 위해 개인정보 보호책임자를 지정합니다.
- 개인정보 보호책임자: [운영자 정보 설정 필요]
- 연락처: [운영자 정보 설정 필요]
14. 권익침해 구제 방법
개인정보 침해로 인한 구제를 받으려면 다음 기관에 분쟁 해결이나 상담을 신청할 수 있습니다.
- 개인정보분쟁조정위원회: (국번 없이) 1833-6972, www.kopico.go.kr
- 개인정보침해신고센터(한국인터넷진흥원): (국번 없이) 118, privacy.kisa.or.kr
- 대검찰청: (국번 없이) 1301, www.spo.go.kr
- 경찰청: (국번 없이) 182, ecrm.police.go.kr
15. 개인정보처리방침의 변경
이 방침은 [운영자 정보 설정 필요]부터 적용합니다. 내용을 추가·삭제·수정하면 시행 7일 전부터(정보주체 권리에 중요한 변경은 30일 전부터) 서비스 화면으로 알립니다.
16. EU·영국 이용자를 위한 추가 안내(GDPR)
이 절은 유럽연합(EU)·유럽경제지역(EEA)·영국에 있는 정보주체의 개인정보를 처리할 때 「일반 개인정보 보호법」(GDPR, Regulation (EU) 2016/679)과 영국 GDPR에 따라 더 알려 드리는 내용입니다(GDPR 제3조·제13조·제14조). 앞의 1~15절과 함께 적용되며, 서로 다르면 정보주체에게 더 보호적인 내용을 따릅니다.
16-1. 컨트롤러와 프로세서
| 처리 대상 | 역할 | 설명 |
|---|---|---|
| 회사(고객사)가 서비스에 입력하는 구성원 정보·업무 데이터 | 회사 = 컨트롤러 · 운영자 = 프로세서 | 회사가 처리 목적과 수단을 정하고, 운영자는 회사의 문서화된 지시와 데이터 처리 부속서(DPA)에 따라서만 처리합니다(GDPR 제28조). |
| 가입 신청·도입 상담·로그인 계정·웹사이트 이용 기록 | 운영자 = 컨트롤러 | 운영자가 서비스 운영을 위해 직접 처리합니다. |
회사 구성원은 소속 회사에 권리를 행사하는 것이 가장 빠릅니다. 서비스의 「계정 설정 · 내 데이터」에서 낸 요청은 회사 관리자에게 전달되고, 운영자는 회사의 처리를 기술적으로 돕습니다.
16-2. 처리 목적과 법적 근거(GDPR 제6조)
| 처리 목적 | 법적 근거 |
|---|---|
| 계정 개설·로그인·요청한 기능 제공(AI Agent·전자결재·문서 등) | 계약 이행(제6조 제1항 (b)) |
| 회사 구성원 데이터 처리(회사가 컨트롤러) | 회사가 정한 근거 — 보통 고용 계약 이행 (b) · 법적 의무 (c) · 정당한 이익 (f) |
| 보안·부정 이용 방지·접속 기록·감사 기록 | 정당한 이익(제6조 제1항 (f)) · 법적 의무 (c) |
| 법정 보존(회계·세무·근로 기록) | 법적 의무(제6조 제1항 (c)) |
| 도입 상담 응대 | 계약 체결 전 요청에 따른 조치 (b) · 정당한 이익 (f) |
| 제품 소식 메일(선택) | 동의(제6조 제1항 (a)) — 언제든 철회할 수 있습니다(제7조 제3항) |
정당한 이익에 근거한 처리에는 반대할 권리가 있습니다(제21조).
16-3. 보존 기간
보존 기간은 3절과 같습니다. 회사 데이터의 보존 기간은 회사가 정하며, 회사 관리자는 「개인정보 관리」에서 AI 기억·처리 기록·내보내기 파일의 보존 기간을 정할 수 있습니다. 법정 보존 기간이 남은 기록은 다른 데이터와 분리해 보관하고 기간이 끝나면 파기합니다.
16-4. 수령인과 하위 처리자
| 하위 처리자 | 처리 내용 | 위치 |
|---|---|---|
| Microsoft Corporation (Azure) | 서버·데이터베이스·파일 저장·키 보관·백업 | 대한민국(Korea Central) |
| Anthropic, PBC | AI 모델(Claude) 응답 생성 | 미국 |
| OpenAI, L.L.C. | AI 모델 응답·음성 받아쓰기(회사가 허용한 경우) | 미국 |
| Google LLC (Gemini API) | AI 모델 응답(회사가 허용한 경우) | 미국 |
| Voyage AI, Inc. | 지식 검색용 문서 임베딩(벡터) 생성 | 미국 |
| Together Computer, Inc. (Together AI) | 공개 가중치 AI 모델 실행(설정한 경우) | 미국 |
| Perplexity AI, Inc. | 웹 리서치 검색어 처리 | 미국 |
| Imply Data, Inc. | 서비스 운영 관측(로그·추적 기록) | 미국(계약에 따른 리전) |
| Kakao Corp. | 주소 검색 창(이용자가 주소 찾기를 누를 때만 불러옴) | 대한민국 |
AI 모델 제공자에게는 이용자가 요청한 작업에 필요한 내용(질문과 그 작업에 쓰는 문서·메일·업무 기록의 해당 부분)만 보냅니다. 주민등록번호·카드번호 등은 파일을 올리거나 지식 색인에 넣기 전에 가립니다. 제공자의 API 약관에 따라 입력 데이터는 모델 학습에 쓰이지 않습니다. 회사가 자체 키(BYOK)를 등록하면 회사가 계약한 제공자 계정으로 전달됩니다.
이용자가 직접 연결한 Google·Microsoft·Box 등은 6절과 같습니다. 하위 처리자를 더하거나 바꾸면 이 방침과 데이터 처리 부속서로 미리 알리고, 회사는 이의를 제기할 수 있습니다.
16-5. 국외 이전
- EU·EEA → 대한민국: 유럽연합 집행위원회는 2021년 12월 17일 대한민국의 개인정보 보호 수준이 적정하다고 결정했습니다(Commission Implementing Decision (EU) 2022/254, GDPR 제45조). 서비스의 기본 저장소(Azure Korea Central)로의 이전은 이 적정성 결정에 근거합니다.
- 영국 → 대한민국: 영국의 대한민국 적정성 규정(The Data Protection (Adequacy) (Republic of Korea) Regulations 2022)에 근거합니다.
- 대한민국 → 미국 등 하위 처리자: 제공자가 EU-미국 데이터 프라이버시 프레임워크(DPF, 2023년 7월 10일 적정성 결정)에 인증돼 있으면 그 결정에, 아니면 집행위원회 표준계약조항(SCC, Commission Implementing Decision (EU) 2021/914, 제46조 제2항 (c))과 추가 보호조치(전송 구간 암호화·최소 전송)에 근거합니다. 「개인정보 보호법」 제28조의8의 국외 이전 요건도 함께 지킵니다.
- 이전 안전장치의 사본은 16-8절의 연락처로 요청할 수 있습니다.
16-6. 정보주체의 권리(GDPR 제15조~제22조)
- 열람(제15조) — 처리 중인 개인정보와 그 사본
- 정정(제16조) — 틀리거나 빠진 정보 바로잡기
- 삭제(제17조) — 더 처리할 근거가 없을 때
- 처리 제한(제18조) — 다툼이 풀릴 때까지 보관만
- 이동(제20조) — 기계가 읽는 형식(JSON)으로 받기
- 반대(제21조) — 정당한 이익에 근거한 처리
- 자동화된 결정에 따르지 않을 권리(제22조)
- 동의 철회(제7조 제3항) — 철회 전 처리의 적법성에는 영향이 없습니다
행사 방법: 서비스의 「계정 설정 · 내 데이터」(로그인 뒤 위쪽 지구 아이콘 메뉴)에서 내 데이터를 바로 내려받거나 요청을 낼 수 있고, 이메일([운영자 정보 설정 필요])로도 요청할 수 있습니다. 본인 확인을 거쳐 받은 날부터 1개월 안에 답하며, 복잡하거나 요청이 많으면 사유를 알리고 2개월까지 늘릴 수 있습니다(제12조 제3항). 요청은 무료입니다(제12조 제5항).
삭제를 요청해도 법령상 보존 의무가 있는 기록(회계·세무 장부와 증빙, 근로자 명부 등 근로 기록)은 보존 사유와 기간을 알리고 분리 보관한 뒤 기간이 끝나면 파기합니다(제17조 제3항 (b)).
16-7. 자동화된 의사결정과 AI
서비스의 AI Agent는 초안·요약·분석·시뮬레이션을 만듭니다. 인사 평가·채용·결재처럼 법적 효과나 그와 비슷한 중대한 영향을 주는 결정은 사람이 최종 결정하며, AI 만으로 그런 결정을 내리지 않습니다(GDPR 제22조, 「개인정보 보호법」 제37조의2). 인사 평가에는 미리 공개한 집계 지표만 쓰고, 결과에 이의를 제기하고 사람의 검토를 요구할 수 있습니다.
16-8. 연락처와 대리인
개인정보 문의와 권리 행사: [운영자 정보 설정 필요]
회사 구성원의 데이터는 소속 회사(컨트롤러)의 개인정보 담당자에게 문의하는 것이 가장 빠릅니다.
16-9. 감독기관에 민원을 낼 권리(GDPR 제77조)
- EU·EEA: 거주지·근무지·침해 발생지 회원국의 감독기관 — 목록 https://edpb.europa.eu/about-edpb/about-edpb/members_en
- 영국: 정보위원회(ICO) https://ico.org.uk
- 대한민국: 개인정보보호위원회 https://www.pipc.go.kr 와 14절의 기관
16-11. 보안과 침해 통지
11절의 조치에 더해, 감사 기록에 남기는 값에서 이메일·전화번호 등을 기록 전에 가립니다(GDPR 제5조 제1항 (c)·제25조). 개인정보 침해를 알게 되면 회사(컨트롤러)에 지체 없이 알리고, 운영자가 컨트롤러인 처리에서는 72시간 안에 감독기관에 신고하며(제33조) 정보주체에게 높은 위험이 있으면 지체 없이 알립니다(제34조). 「개인정보 보호법」 제34조에 따른 통지·신고(72시간)도 함께 합니다.
운영자 정보
- 운영자(법인명)
- 아이오니스 주식회사
- 대표자
- 박성진
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